Les 3 défis majeurs de l’email marketing

1. Constituer une base d’adresses email qualifiées

Le premier défi de l’email marketing est la création d’une base d’adresses qualifiées pour vos offres et vos messages commerciaux. Pour qualifier vos abonnés, vous devez penser et repenser la conception de votre formulaire d’inscription. Ceci vous permettra d’obtenir suffisamment d’informations et de détails pour la segmentation (tri qualifiant) de vos prospects. Il est clair que dès le départ, il vous faudra séparer les adresses de vos clients de celles de vos prospects (ceux qui n’ont encore réalisé aucun achat chez vous). Vous pourrez ensuite distinguer entre ceux qui ont acheté une fois, plus d’une fois, et ceux qui sont des clients fidèles. Ceci vous permettra d’adopter des fréquences de mailing et de concevoir des offres adaptées aux divers comportements d’achat que vous avez notés. Dans ce sens, le mailing à l’endroit de vos prospects (personnes n’ayant jamais encore acheté chez vous) pourrait par exemple être un mailing de promotion de la qualité de vos services et de votre savoir faire ; plutôt qu’un mailing de vente (incitation directe à l’achat).

Le but est d’abord de convaincre vos lecteurs de la pertinence et de la qualité de vos offres. Vous pourriez par exemple mettre en avant dans ces mailings, des témoignages clients ou des success stories qui vous valoriseraient aux yeux de vos prospects comme une entreprise qui a la capacité d’offrir des services et des produits à forte valeur ajoutée.

Sans viser l’exhaustivité, et en évitant l’écueil de l’interrogatoire, votre formulaire d’abonnement doit être conçue pour faciliter la segmentation des destinataires de vos messages en plusieurs cibles selon vos différents objectifs commerciaux : prospection, vente (cross ou upselling), fidélisation.

2. Réussir à délivrer les emails dans les boîtes de vos destinataires

La delivrabilité est en web marketing, la capacité de pouvoir faire parvenir les mails dans les boîtes électroniques de vos destinataires en passant avec succès les obstacles des filtres et autres dispositifs anti spams mis en place par vos destinataires mêmes ou leurs fournisseurs de services webmail. Le défi est clair : atteindre la boîte de réception de vos lecteurs et éviter absolument de se retrouver dans la corbeille ou le dossier des courriers indésirables. Parvenir à obtenir un taux de délivrabilité acceptable pour vos campagnes de mailing, est un parcours parsemé d’embûches. Il vous faudra vous armer de certaines bonnes pratiques en la matière pour éviter que vos mails ne soient traités comme des spams ou des tentatives d’hameçonnage.

Pour atteindre la boîte aux lettres de vos prospects ou clients, il existe plusieurs stratégies de mailing. L’une d’entre elles consiste à demander à vos destinataires de vous ajouter à leur liste de contacts. Cela vous permettra de leur faire parvenir vos messages directement dans leur boîte de réception. La contrepartie de ce privilège pourrait être un mailing moins intrusif et moins fréquent. Le cas échéant, il vous désignerait vite fait à leur filtre comme courrier indésirable.

L’autre bonne pratique pour assurer une meilleure delivrabilité de vos messages, consiste à faciliter les procédures de désabonnement. Vous devez offrir à vos lecteurs des procédures de désabonnement simples et respecter leur souhait de ne plus faire partie de votre liste de diffusion. Pour cela, il est conseillé d’automatiser les désabonnements grâce à des logiciels de mailing ; et de vérifier ensuite la suppression effective des adresses de votre base de données. Si vous manquez de le faire, vous ne leur laisserez que l’option de vous désigner comme courrier indésirable.

3. L’ouverture et la lecture de vos messages

Une chose est de parvenir dans la boîte aux lettres de vos destinataires ; une autre est de leur faire ouvrir votre message et le lire. A ce niveau, seule la ligne objet de votre email orientera le récepteur dans son choix de lire votre message sur le champ, après, ou pas du tout.

Pour améliorer le taux d’ouverture de vos messages, il vous faudra investir l’essentiel de votre capital rédactionnel dans la formulation d’une ligne d’objet claire, expressive et suffisamment attrayante, pour une ouverture et une lecture immédiate. Là non plus, il ne sera pas question de flouer le destinataire par un titre qui n’a rien à voir avec le contenu de votre message. Les usagers d’Internet ne sont pas si ignorants de certaines techniques comme peuvent le croire certains e-marketeurs. Ils ne se laisseront pas prendre deux fois. Vous risqueriez alors de perdre votre crédibilité et par conséquent, la possibilité de pouvoir leur vendre quoique ce soit dans le futur. Oui aux titres attractifs mais non aux titres trompeurs.

Enfin, vous devriez veiller également à bien renseigner la case réservée au nom de l’expéditeur. Vos abonnés doivent pourvoir vous identifier en un clin comme l’auteur de l’envoi. La pratique recommande que vous utilisiez le nom de votre entreprise ou votre propre nom si vous êtes un travailleur indépendant. Ils se rappelleront plus facilement de leur inscription à votre liste de diffusion, ce qui légitimerait à leurs yeux l’envoi de votre message.

SMS Marketing, vous connaissez ?

Parmi toutes les stratégies de communication / marketing pour les petits budgets, il y a en une qui se distingue par son accessibilité à toutes les bourses et par la simplicité de sa mise en œuvre : C’est le SMS Marketing.

Le SMS marketing est une des modalités du mobile marketing en vogue depuis quelques années grâce à la montée en puissance de l’utilisation des téléphones portables dans les communications personnelles et commerciales.

Le principe du SMS marketing est simple : faire la promotion de produits et de services par le sms.

La stratégie de SMS Marketing s’avère très performante surtout dans le domaine de l’évènementiel où il sert à rappeler aux invités ou au participants d’une rencontre le lieu et la date de l’évènement ; évitant ainsi aux budgets modestes, la nécessité d’une confirmation par courrier postale, courrier électronique ou par appel téléphonique.

Bien que ne remplaçant pas les canaux conventionnels de communication sus –mentionnés, le SMS marketing, lorsqu’il est bien pensé et bien mené peut générer des taux de réponse bien supérieurs aux autres outils électroniques de prospection ou de marketing. Ceci à cause du fait que par reflexe, les utilisateurs de téléphone portable consultent toujours les messages qui leur sont envoyés.

Pour organiser une campagne de SMS Marketing pas besoin d’avoir un téléphone de dernière génération du genre Iphone, Blackberry ou Android. Déjà les téléphones de deuxième génération qui disposent de la fonctionnalité de liste de distribution dans leur menu message suffisent à créer une liste de diffusion pour l’envoi d’un petit texte à un nombre important de destinataires.

La procédure est assez simple : Dans le menu message ou messagerie de votre téléphone portable, écrivez votre court message (invitation, rappel, promotion, solde, lancement, etc.) ; puis dans les options d’envoi cherchez l’option envoi multiple et insérez les numéros des personnes auxquelles vous souhaitez envoyez votre message les unes après les autres. Certains portables permettent même de créer des listes de distribution avant la saisie du texte de votre message. Dans ce cas, il vous suffira après la saisie de votre sms de faire envoyer à la liste X, puis le message sera envoyé automatiquement à tous les membres de votre liste.

Les 5 raisons qui feront revenir vos clients chez vous

Le but ultime de toute entreprise est de réaliser chaque année de bons chiffres d’affaires. Au-delà de la nécessité de proposer aux consommateurs des produits innovants qui répondent à leurs besoins ou désirs, il est d’abord et avant tout question pour les entreprises de pérenniser leurs activités en ayant un bon retour sur investissement à moyen ou à court terme. Cependant, pour vendre des produits et des services, il faut avoir des clients. Et là, le défi est double : conserver les clients qu’on a déjà conquis (fidélisation) et en acquérir de nouveaux (par la prospection). Les marketeurs et autres acteurs des forces de vente reconnaissent unanimement qu’il est plus aisé de conserver un client qui a déjà acheté chez vous que de recruter un nouveau. Ce qui est vrai puisque la plupart du temps, il faut aller le chercher chez la concurrence. Cette conquête n’est pas toujours tâche aisée. Dans cet article, nous vous proposons d’explorer avec nous, 5 manières d’aborder la relation client de manière à fidéliser vos clients actuels. L’objectif est simple ; si vous êtes en phase démarrage, il serait plus judicieux pour vous de penser d’abord à consolider vos acquis en termes de clientèle, avant d’entreprendre toute nouvelle démarche de conquête de nouveaux marchés.

1. La qualité de l’accueil en boutique ou au point de vente

L’une des raisons qui feront revenir un acheteur dans votre boutique est la façon dont il a été reçu la première fois. L’adage qui dit que la première impression est toujours la bonne est également valable en matière de gestion de la relation client. Vos vendeurs ou les personnes chargées de recevoir les acheteurs doivent être des personnes accueillantes. Et cette exigence va au-delà de la nécessité de former votre personnel de vente.

Il existe des métiers comme la vente où les traits de la personnalité priment sur la formation ou l’expérience professionnelle attestée sur papier. Les anglophones appellent ses compétences « soft skills ». Vos vendeurs doivent être d’un naturel accueillant. Le sourire doit être pour eux une seconde nature. Ils doivent être prompts à aller au devant des clients dès qu’ils entrent dans la boutique et être à leur disposition. Il s’agit ici de demander à vos vendeurs de traiter les clients comme ils aimeraient par exemple qu’on les traite eux-mêmes lorsqu’ils vont faire des achats dans d’autres boutiques ; ce n’est qu’une question de bon sens. Le ton serein, la voix calme, la détente et l’assurance du regard, sont des attitudes physiques et psychologiques qui peuvent assouplir et adoucir le client le plus exigeant ou l’acheteur le plus discourtois.

Ces méthodes de gestion des contacts interpersonnels sont également appliquées de nos jours sur Internet où l’on voit de plus en plus d’entreprises envoyer des messages de bienvenue ou de remerciement à des personnes qui viennent de réaliser des achats en ligne ou qui viennent tout simplement de s’inscrire à leur liste de diffusion. Reconnaissons-le, nous vivons dans un monde où la plupart des gens sont égoïstes. Si vous arrivez à démontrer à vos clients qu’ils comptent réellement pour vous et qu’ils ont de la valeur à vos yeux, alors, il y a de fortes probabilités que vous les verrez revenir chez vous.

2. La pertinence des informations données au client pour l’orienter dans son choix

Dans la fidélisation des clients, la qualité de l’aide au choix est l’un des principes auxquels les forces de vente ne peuvent pas déroger. Il s’agit pour les vendeurs de vérifier l’adéquation du produit choisi par le client par rapport à l’utilisation qu’il souhaite en faire. Il n’est pas surtout question de procéder à un interrogatoire pour connaître les raisons de l’achat, mais plutôt de montrer au client qu’on peut l’aider à explorer de nouveau s’il le souhaite, les offres qui correspondent le mieux à ses besoins/désirs. Il arrive souvent que les clients arrivent en boutique avec une idée d’achat bien en tête. La plupart du temps, ils font des recherches sur Internet et font leur choix avant de réaliser l’acte d’achat en boutique. Cela ne les empêche pas pour autant de changer d’avis en boutique ; puisqu’ils ont là l’occasion de s’adresser à une personne qui connaît toute la palette des produits de la marque.

Pour donner des informations-produit pertinentes et orienter le client dans son achat, la première des choses est d’abord de connaître soi même le produit en tant que vendeur. Situation étonnante mais pas rare du tout dans le secteur des nouvelles technologies ; il arrive parfois que certains acheteurs se montrent plus connaisseurs sur un produit que les vendeurs. Ces derniers, sont des fois pris au dépourvus dès que des questions pointues sur les spécificités techniques et certaines fonctionnalités de leurs produits sont abordées.

On n’attend pas des vendeurs de produits informatiques qu’ils soient des surdoués ou des génies de l’électronique. Néanmoins, pour répondre correctement aux questions des clients, il leur est nécessaire de connaître en détails les spécificités des produits qu’ils vendent.

3. La qualité du service après vente : disponibilité et accessibilité des services techniques

Certains produits sont plus difficiles à manipuler que d’autres. Ils ont par conséquent besoin d’un support technique adapté après vente ; surtout lorsqu’il s’agit d’équipements ou de matériels électriques ou électroniques. Il arrive quelques fois que les manuels et les guides d’installation qui accompagnent ces matériels soient conçus dans un vocabulaire inaccessible aux personnes non averties.

La qualité du service après vente implique également une réactivité exemplaire et une forte mobilité de la part des équipes techniques qui sont chargées d’effectuer des réparations ou des installations sur place. Les entreprises qui ont un large recours à certains types de matériels et d’équipements sophistiqués dans leurs activités quotidiennes peuvent se montrer très exigeantes en matière du délai d’attente du service de dépannage. Le temps c’est de l’argent ; rien de nouveau sous le soleil. La réactivité et la mobilité des équipes de dépannage sera donc un critère important dans la fidélisation de la clientèle des entreprises.

Un autre aspect plus général du service après vente est le traitement même des requêtes ou des plaintes de la clientèle. Il existe en matière de gestion de la relation client un minimum d’outils à mettre en place : par exemple un centre d’appel où les clients peuvent avoir accès à un personnel qualifié pour mieux cerner leurs préoccupations et y apporter des réponses dans des délais acceptables.

Hormis les situations d’intempérie ou les conditions climatiques particulières, la majorité des consommateurs s’attendent à trouver des réponses et des solutions à leurs difficultés dès qu’elles font surface et dès qu’ils se mettent en relation avec les fournisseurs du service en question. Votre professionnalisme et la qualité de vos services seront surtout jugés à ces moments là. Si vous êtes une entreprise de fabrication ou de vente de matériels techniques, vos clients évalueront votre fiabilité à votre aptitude à les accompagner et à leur apporter un support technique de qualité tout le long de la durée de l’utilisation de votre produit.

4. La qualité avérée de vos produits

Avant de vous lancer en affaires, vous avez certainement conduit une étude de marché y compris celle de la concurrence. Point n’est besoin de le dire, si votre produit n’est pas innovant (s’il n’apporte rien de nouveau en fonction ou en design), ou si le service que vous offrez n’est pas de qualité, il est possible que vous acquériez au départ quelques clients grâce à des techniques agressives de marketing ; mais elles ne vous permettront pas de faire long feu en affaires. Tous les jours de nouveaux produits et services voient le jour et vous ne pourrez pas empêcher vos clients insatisfaits d’aller voir ailleurs. Et s’ils ont été réellement floués, sachez qu’ils en parleront au passage à beaucoup d’autres personnes. Et attention à votre réputation numérique s’ils sont des usagers d’Internet. La frustration et l’amertume d’avoir été trompé peut donner du poil de la bête et transformer une personne de tempérament réservé et en un adversaire redoutable. Sachez simplement qu’il y a sur la toile des groupes de consommateurs à l’affut de ces types de plainte et qui sont très solidaires des clients qui s’estiment avoir été victimes d’un abus commercial .

Un seul conseil : évaluez la qualité de vos produits, demandez des avis d’experts, prenez conseils auprès de personnes proches ou de contacts professionnels afin de minimiser les risques d’insatisfaction liés à la qualité des produits et services que vous comptez offrir ou que vous offrez déjà. Vos consommateurs pourraient ne pas être suffisamment indulgents pour vous offrir une seconde chance.

5. Le maintien d’un contact nourri

Il vous faut veiller à rester dans le sillage de vos clients après la réalisation du premier achat. Cela vous permettra non seulement de leur proposer d’autres produits en relation avec celui ou ceux qu’ils ont déjà acquis (cross selling ou vente croisée) mais également et surtout, d’éviter que le client en question n’aille voir chez la concurrence pour des produits qui sont déjà offerts par votre entreprise. La meilleure façon de maintenir ce contact est de l’informer régulièrement de vos promotions, soldes, lancement de nouveaux produits, etc. (via mailing par exemple).

Il faut néanmoins éviter que ce contact ait une allure purement commerciale. Si l’acte d’achat a donné lieu à la collecte de renseignements personnels comme la date de naissance ou la date de mariage, alors, envoyer des emails de souhait ou des bons de réduction en guise de cadeaux à l’occasion de la célébration de ces évènements, peut être aussi une bonne façon de montrer au client qu’on pense à lui. A l’ère d’Internet et du web 2.0, les mailings électroniques, les réseaux sociaux et les communautés d’entraide sont les outils les mieux adaptés pour le maintien de la relation client. Nous aurons l’occasion de revenir en détails sur ces outils dans de prochains articles.

Améliorez la visibilité de votre site web grâce à l’analyse de vos sources de trafic

Le raison d’être de toute présence en ligne est d’avoir plus de visibilité. Ainsi tout possesseur de site web qui désire accroitre la fréquentation de son site web doit d’abord mesurer la taille et la qualité de son audience actuelle. Comme tout vendeur qui cherche à améliorer sa stratégie marketing, demander à la personne qui vient de réaliser son premier achat en boutique «  par quel moyen vous nous avez connu ? », revient en web marketing à rechercher les portes d’entrée de votre site web.

Les outils de web analyse permettent généralement de distinguer trois sources de trafic

1. La saisie directe dans la barre d’adresse du navigateur de l’internaute

Les enseignements à tirer de l’entrée par saisie directe dans la barre d’adresse sont nombreux et permettent de mesurer la notoriété de votre organisation. Il existe deux probabilités pour les visiteurs qui viennent sur votre site par cette méthode. Soit ce sont des usagers habitués ; donc qui connaissant de mémoire l’URL (l’adresse, le lien) de votre page d’accueil et dans ce cas, ils saisissent votre adresse Internet directement via leur clavier ; soit ils font du copier coller; c’est à dire qu’ils copient le lien de votre page sur un support électronique (e-book, newsletter, autre page web) pour ensuite le coller dans leur barre d’adresse. Ce qui revient au même ; car cela montre que votre organisation est relativement connu en ligne ou du moins par le visiteur en question.

Supposons que 15% des internautes qui visitent votre site web chaque mois saisissent directement votre adresse dans leur navigateur ; cela pourrait signifier que soit, ils le saisissent parce qu’ils viennent souvent sur le site, soit qu’ils connaissent personnellement votre organisation, ce qui les aide à se souvenir facilement de l’adresse. Ce pourcentage arbitraire des 15% constitue un exemple qui pourrait vous aider à décider si votre effort de promotion doit être axé principalement sur une promotion hors ligne ou en ligne (qui la plupart du temps est à l’origine de cette source de trafic).

Si vous avez par exemple des supports de communication imprimés comme les prospectus, les dépliants programme, les cartes de visite, les lettres d’information et que vous prenez le soin d’y indiquer à chaque fois votre adresse Internet, vos lecteurs à la longue la mémoriseront et n’auront plus besoin de lancer une recherche laborieuse dans un moteur de recherche pour accéder à votre site web. La connaissance de ce segment d’usagers est un bon indicateur pour évaluer la nature et l’ampleur de l’effort marketing à fournir pour une meilleure fréquentation de votre site web.

2. Les moteurs de recherche

Selon plusieurs études, les moteurs de recherche seraient à l’origine de plus de la moitié du nombre de visites des sites web. Cela peut être considéré comme un chiffre réaliste dans la mesure où les moteurs constituent aujourd’hui les premiers outils de recherche d’informations à laquelle ont recours les internautes. Il est fort à parier qu’une grande partie de ceux qui visitent votre site pour la première fois viennent soit par ce canal ou soit par un site qui vous a recommandé. Pour connaître le pourcentage ou le nombre exact des visiteurs qui rentrent sur votre site par les moteurs de recherche, vous pouvez consulter les statistiques de votre outil de web analyse. Si ce pourcentage est faible par rapport au reste, alors cela voudrait dire que vous ne bénéficiez pas d’un bon positionnement dans leur index.

Les raisons qui pourraient expliquer ce mauvais positionnement sont nombreuses et dépassent largement le cadre de cet article. Nous pouvons néanmoins en évoquer les 3 qui nous paraissent les plus faciles à vérifier : soit votre site n’est pas régulièrement mis à jour ou carrément à l’abandon, soit vous n’avez pas de ligne éditoriale clairement définie, c’est-à-dire que vous ne vous êtes pas positionné par des mots clés sur une thématique donnée, soit la concurrence est très forte dans votre secteur d’activité et que d’autres acteurs ont mis en œuvre des ressources plus importantes  pour avoir un meilleur positionnement.

Bref, si vous constatez par l’analyse de vos statistiques de fréquentation que les moteurs ne vous apportent pas tellement de visites, alors, vous devez comprendre que des efforts de référencement naturel sont à fournir. Le référencement naturel ou Search Engine Optimisation (optimisation pour les moteurs de recherche) est un ensemble de techniques qui permettent d’améliorer la visibilité d’un site web dans les moteurs de recherche. Nous reviendrons sur certaines de ces techniques dans nos prochains articles.

3. Les sites référents

Les visites par les sites référents, c’est lorsque les internautes rentrent sur votre site web en provenance d’autres sites web partenaires ou affiliés. La recommandation de vos pages web est un bon indice de popularité et peut contribuer à améliorer votre positionnement dans les moteurs de recherche. Mais pour cela, il faudrait d’abord que les pages web qui vous recommandent jouissent elles mêmes d’une bonne notoriété. L’indice de notoriété des pages web est exprimé en Page Rank par les moteurs de recherche. La meilleure et de loin la plus simple façon d’obtenir des liens référents naturels vers vos pages est de produire du contenu de qualité. Si votre contenu éditorial est de qualité, les autres sites web n’hésiteront pas à vous envoyer spontanément des liens de recommandation. Vous pouvez bien entendu à votre propre initiative solliciter des liens auprès des acteurs ou des organisations partenaires de votre domaine d’activité. Quelle que soit la stratégie que vous choisissez pour améliorer la fréquentation de votre site web par les sites référents, prenez d’abord le soin de vérifier le nombre actuel des visites de votre site web par cette porte d’entrée en faisant surtout l’effort de connaître le détail des sites web qui vous ont spontanément référencé. Cela vous permettra de leur renvoyer l’ascenseur au cas où leurs activités sont proches des votres et que vous pensez que les visiteurs de votre site web pourraient également être intéressés par les contenus qu’ils proposent. Il est clair que plus vous avez de sites référents, plus vous pourrez accroître durablement la fréquentation de votre site web. Un bon effort de réseautage hors ligne et en ligne peut aussi contribuer à la hausse sensible du nombre de visites de vos pages web par ce canal.

Les 3 objectifs élémentaires d’une campagne de mail marketing : Prospecter, Vendre, Fidéliser

1. Prospecter

Le souci de toute entreprise est d’avoir des clients. Or à l’heure d’internet et de la communication électronique, le mailing peut s’avérer un outil facilement opérationnel pour le recrutement de vos prospects à cause de son coût abordable . Un simple formulaire d’abonnement bien en vue sur votre site web peut vous permettre de collecter des adresses email qui vous serviront ensuite à étendre vos offres à un plus large marché.

L’un des meilleurs moyens pour collecter les adresses mail est d’offrir en contrepartie aux visiteurs de votre site, un produit ou un service à valeur ajoutée : téléchargement d’un livre blanc, d’une étude, d’un rapport, etc. Cette stratégie de collecte, lorsqu’elle est bien menée, vous permettra de qualifier par la même occasion votre base de données. C’est-à-dire qu’elle vous permettra de vous assurer que ceux qui s’inscrivent à votre liste de diffusion sont réellement des clients potentiels de votre entreprise.

Il est vrai que tous les visiteurs de votre site web ne sont pas et ne seront pas des acheteurs potentiels de vos produits ; même si le téléchargement de votre e-book est un bon indicateur d’intérêt pour votre activité ou le sujet que vous y abordez. Cependant, la mise en œuvre du formulaire d’abonnement demeure indispensable car c’est le seul moyen dont vous disposez pour faire le tri des personnes qui visitent votre site web ou blog. Le souci de performance dans vos campagnes de mailing, vous impose la nécessité de pouvoir distinguer entre les simples visiteurs, ceux qui désirent s’informer sur votre entreprise parce qu’ils sont intéressés par vos produits / services (prospects), et ceux qui sont déjà disposés à réaliser un acte d’achat (leads).

Lorsque vous voulez déployer une activité de mail marketing, la première chose à prendre en considération est la connaissance des destinataires de vos messages. Vous devez être en mesure de savoir à partir d’un minimum d’informations, si leur profil socio économique correspond bien à celui de votre marché cible. Beaucoup d’entreprises se sont spécialisées ces dernières années dans la collecte et la vente d’adresses email. L’enjeu lorsque vous avez recours à ces prestataires est la même : la qualification des propriétaires de ses adresses mail pour l’activité commerciale dans laquelle vous êtes engagé. Ne perdez pas de vue que la concurrence pourrait aussi avoir accès à la même base d’adresses.

Notre avis sur la question est assez tranché. Nous pensons que vous êtes les seuls à être en mesure de définir avec précision vos publics et vos marchés cibles. Pour cette raison, pensez dès le départ à vous constituer vous-mêmes une base d’adresse en ligne et hors ligne pour vos campagnes de mailing. Vous pourrez toujours la compléter plus tard avec l’acquisition d’autres adresses auprès de prestataires spécialisés dans ce type d’activité.

2. Vendre

Proposer des articles utiles et des offres personnalisées à vos lecteurs peut être à la longue une activité couteuse dans la mesure où il vous faudra créer des contenus sans cesse renouvelés et éviter l’écueil de la vente à tous les coups. Autrement, une bonne majorité de vos lecteurs vous abandonnera en cours de route, lorsqu’elle se rendra compte que tous vos mailings ne servent en réalité qu’à faire la promotion de vos produits / services. En matière de mail marketing l’approche soft marketing ou encore content marketing (vidéo, podcasts, articles-astuces, etc.) est généralement plus tolérée que les messages 100% commerciaux.

Néanmoins, la création de ces contenus a elle aussi un coût qu’il faut penser à rentabiliser à court terme ; d’où la nécessité de penser très en amont au lancement de votre campagne de mailing, à la manière dont vous comptez générer des ventes par ce biais. Il faut absolument que vos mailings génèrent des ventes. Pour cela, ils doivent contenir des offres promotionnelles claires qui montrent aux consommateurs leurs bénéfices par rapport à vos offres habituelles. Pour que vos campagnes de mailing entrainent des achats, il faut également penser à y inclure des incitations qui pousseront les destinataires de vos messages à agir dans le sens que vous souhaitez, c’est-à-dire acheter vos produits, demander des devis, s’inscrire à votre liste de diffusion pour recevoir vos offres, etc.

3. Fidéliser

Une chose est d’acquérir de nouveaux clients, le vrai défi est de les fidéliser. Là encore, le courrier électronique peut s’avérer un outil efficace pour entretenir et enrichir la relation client par des messages personnalisés envoyés à des occasions particulières comme les anniversaires, etc. Ces messages vous aideront à renforcer le lien entre votre entreprise et vos clients.

Pour bien réussir vos campagnes de fidélisation par mailing, il faut que vous disposiez d’une base de données clients bien renseignée et bien segmentée. Cela vous permettra d’envoyer les messages qu’il faut aux bonnes personnes et aux dates appropriées.

Exploitez de manière systématique les opportunités suivantes pour collecter des informations de qualité sur vos clients et prospects :

  • Lorsque vous participez à des manifestations professionnelles telles que les salons, les foires et les expositions, invitez les visiteurs de votre stand à s’abonner via un court formulaire à votre liste de mailing ;
  • Lorsque vous organisez des évènements spéciaux avec présence d’un public : conférence de presse, lancement d’un nouveau produit, activité socioculturelle (kermesse, jeu concours, etc.), faites circuler des listes de présence incluant des cases votre adresse email, désirez vous recevoir notre newsletter, etc. ;
  • Lorsque vous recevez des visiteurs dans vos locaux (siège social ou autres) ou lorsque qu’un client réalise un achat en boutique, ayez toujours à portée de main un formulaire d’abonnement à votre newsletter.

La règle générale en matière de collecte d’informations sur vos prospects / clients en ligne ou hors ligne, est l’obtention préalable de leur consentement tacite pour recevoir vos mailings.

Pour la conception d’un bon formulaire d’abonnement vous pouvez également consulter notre article sur le Direct Marketing.

5 bonnes raisons pour créer votre propre site web

Bien que la nécessité d’avoir un site web puisse paraître une évidence pour beaucoup d’adeptes du web 2.0 et autres aficionados d’internet et des nouvelles technologies, nombreuses sont les organisations et entreprises qui n’y sont pas encore présentes, ou bien qui n’y sont pas très visibles, mêmes après avoir investi d’importantes ressources dans le déploiement d’une plate forme web.

Avant de revenir dans un prochain article sur les raisons qui peuvent être à l’origine du manque de visibilité ou de la faible fréquentation d’un site web, nous vous présentons dans cet article, les 5 bonnes raisons qui selon nous, devraient vous motiver à avoir votre propre site web au cas où vous faites partie de ceux qui doutent encore de l’importance d’une présence en ligne.

1. L’autonomisation dans votre communication

Avoir un site web, au delà de l’effet de mode et de l’aura de modernité que cela confère à votre organisation, vous permet d’être indépendant dans votre communication. Généralement, lorsque vous n’avez pas de site web, vous n’êtes pas vous-mêmes producteur de l’information qui circule sur vous sur la toile. Même lorsque les agences de presse publient des articles sur vous à partir des documents que vous avez remis, il n’est pas toujours aisé de vous assurer que les informations soient diffusées dans un sens qui promeut votre bonne image en tant qu’organisation.

En effet, les résumés de vos dossiers de presse, leur reformulation, voire même leur interprétation peut les dépouiller de leur substance. Créer votre propre site web vous permet donc de communiquer directement avec votre audience et d’éliminer les risques d’altération de vos messages lors de leur transmission via les canaux médiatiques extérieurs que vous avez l’habitude d’utiliser.

2. L’accessibilité des informations vous concernant

La création d’un site web présente l’avantage de vous imposer la contrainte (positive) de publier régulièrement des informations sur vos activités. Il existe malheureusement beaucoup d’organisation dites internationales sur lesquelles, leurs publics cibles ne savent à peu près rien, et sur lesquelles il est difficile de trouver la moindre information sur Internet.

Pour une organisation qui a des activités non saisonnières, la fréquence minimale de publication est d’une parution mensuelle ; l’idéal serait une publication hebdomadaire. Bien entendu, vous n’êtes pas obligé de communiquer uniquement sur vos propres activités internes. Vous pouvez également communiquer, et c’est ce qui est d’ailleurs conseillé, sur les activités des réseaux professionnels auxquels vous appartenez. Cela montrera que vous n’êtes pas une organisation isolée.

Appartenir à des réseaux et le montrer clairement sur votre site web vous crédibilise en tant qu’acteur clé de votre domaine. Cela offre également la possibilité à ceux qui cherchent des informations sur vous de se renseigner auprès de vos contacts professionnels. De plus, la transparence sur vos activités est un gage de confiance et de respect aussi bien auprès de vos publics cibles qu’auprès des autres intervenants de votre secteur d’activité.

3. La visibilité internationale de votre organisation

Si vous désirez être connue sur le plan international, internet est d’un point de vue économique, le canal de communication le plus abordable dont vous disposez. Il vous permettra d’accéder à une audience mondiale. Mais cela passe avant tout, par la mise en œuvre d’une bonne stratégie de marketing web. Plus vous publiez fréquemment sur une même thématique, plus les moteurs de recherche indexeront vos pages web pour les présenter aux internautes qui formuleraient des requêtes proches de vos termes et de votre thématique. Vous n’ignorez pas que les moteurs de recherche comme Google sont les premiers outils de recherche d’informations que les internautes utilisent. Lorsqu’ ils y lancent des requêtes via des mots clés, l’un des critères utilisés pour l’affichage des pages de résultats, est la densité des termes recherchés dans les pages indexées. C’est à dire que plus le terme recherché apparaît dans les pages de votre site web, plus les moteurs de recherche auront tendance à présenter votre site web comme ressource pertinente sur la page des résultats.

4. La notoriété dans votre domaine d’activité

Dans un autre registre, l’édition web vous donne l’opportunité de publier des articles à forte valeur ajoutée sous forme de bonnes pratiques à l’endroit des professionnels de votre secteur d’activité. Ceci vous permettra de vous positionner comme expert ou ressource clé dans les thématiques que vous abordez.

En publiant régulièrement sur l’état de l’art de votre profession, vous contribuerez à créer de la connaissance. Cela vous permet également de sensibiliser les nouveaux acteurs et d’initier le débat sur des sujets d’actualité.

Vous tracerez ainsi la voie pour que les pratiques dans votre profession évoluent dans la bonne direction. Ceci légitimera également votre ambition d’être le porte flambeau de votre secteur d’activité. Le site web sera dans ce sens pour vous, un outil de promotion professionnelle qui vous permettra de valoriser votre expérience et votre savoir faire.

5. La pérennisation de vos actions

Les professionnels de l’information et de la documentation se réfèrent souvent à internet et au web comme une « mémoire persistante », c’est-à-dire une mémoire de laquelle supprimer les données peut s’avérer une tâche difficile. Sachez que toutes les pages web sont indexées par les moteurs de recherche, constituants ainsi les plus grandes archives électroniques au monde. Dans certains moteurs de recherche, il est possible de retrouver des informations publiées sur des sites web même après qu’eux ceux-ci aient fermés. Ce qui est une très bonne nouvelle pour des organisations en quête de notoriété, dans la mesure où les informations sur les activités de vos projets seront disponibles mêmes après leur clôture.

Les archives des moteurs de recherche éviteront donc que votre organisation et ses actions ne passent totalement dans l’oubli. Cela peut être réconfortant de savoir que les informations sur votre organisation, ses projets et ses réalisations seront accessibles dans certains moteurs de recherche pendant une très longue période.

Pilotez l’implémentation de votre plan de communication grâce au retro planning

Dans cet article, qui fait partie de la série que nous publions sur l’élaboration et la mise en œuvre du plan de communication, nous vous proposons un outil de gestion qui vous permettra de suivre jour après jour, l’exécution de votre stratégie de communication.

Si vous êtes du domaine du management de projets, alors vous avez certainement entendu parler du retro planning, ou encore mieux, vous l’avez peut être déjà utilisé à plusieurs reprises. Pour les besoins de la mise en œuvre de votre plan de communication, nous avons essayé de l’adapter aux actions de communication de sorte à vous permettre d’en suivre l’évolution.

Le retro planning encore appelé échéancier, permet l’organisation et le suivi dans le temps, des diverses actions séquentielles liées à l’exécution d’une tâche principale. Dans le cas de la communication, il permet de lister, d’ordonner et de visualiser les différentes étapes dans la réalisation des supports et outils de communication.

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En langage plus simple, le retro planning est la représentation sous forme de schéma synthétique de votre plan de communication. C’est un tableau récapitulatif qui montre la structure et l’organisation dans le temps de votre communication. Il fait voir de façon très claire les liens qui existent entre les activités / actions de communication prévues, les intervenants de la communication (personnel interne, publics cibles, prestataires externes), et les coûts afférents.

Pour une lecture facile et un suivi aisé de l’implémentation de votre plan de communication, il est conseillé de diviser les actions et activités de communication que vous prévoyez, en tâches séquentielles chronologiques. Le retro planning vous permettra alors de visualiser l’ensemble du processus depuis la sélection des intervenants, la conception et la fabrication des produits de communication jusqu’à leur livraison et diffusion.

La principale utilité de l’échéancier est qu’il rend possible le suivi en temps réel de la succession des tâches qui conduisent à l’obtention des outils de communication de bonne qualité, avec à la clé la possibilité d’une meilleure maîtrise des coûts.

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Pour atteindre cet objectif, le principal défi dans l’exécution de votre plan de communication sera la coordination des actions de tous les intervenants externes et internes, et surtout leur synchronisation, de manière non seulement à respecter les délais, mais également à maîtriser, voire à minimiser les coûts de la communication.

Le retro planning en faisant clairement voir les délais de livraison des produits de la communication, permet également d’élaborer le plan de trésorerie de la communication qui est un outil nécessaire à la bonne gestion financière du projet de communication. Le budget de la communication montre les couts globaux de la communication tandis que le retro planning permet de savoir précisément qui doit être payé, pourquoi et quand. Ceci permet de prévoir la disponibilité de fonds liquides pour le règlement des factures des prestataires.

Connaître les délais de livraison des produits de la communication et prévoir d’avance les décaissements de trésorerie, est indispensable à la bonne gestion financière de votre communication. Cela vous permet par exemple de négocier auprès de vos prestataires, des conditions de payement adaptées aux flux financiers de votre comptabilité.

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Appliquée aux activités de communication, le retro planning vous permettra non seulement de veiller au respect des délais dans l’accomplissement des tâches de communication, mais également de connaître de manière plus précise les coûts et les livrables de la communication. Grâce à l’approche projet, il rend possible le pilotage et le contrôle continu de l’implémentation de votre plan de communication.

Que l’implémentation de votre plan de communication soit internalisée ou non, il vous sera très utile aussi bien pour le monitoring des tâches de communication que pour la gestion financière de toute la communication de votre organisation.

Préparez le budget de votre plan de communication en 3 étapes

Préparer le budget de votre plan de communication n’est en rien différent de l’élaboration de votre budget de dépenses mensuelles ou de la liste d’achats que vous rédigez avant de sortir faire vos courses. En effet, pour l’élaboration de votre budget de communication, le point essentiel à considérer est votre degré de connaissance des outils de communication que vous comptez déployer. Cela est d’autant important dans la mesure où il vous faudra absolument éviter d’omettre les coûts cachés. L’élaboration de votre budget doit donc vous permettre d’obtenir des prévisions financières qui ne seront pas trop éloignées de la réalité.

1. Évaluez vos besoins en communication en tenant compte de vos objectifs stratégiques

Votre communication doit répondre à des besoins bien définis. Ces besoins doivent correspondre aux impératifs de performance de votre organisation. Ils peuvent être exprimés en termes d’objectifs spécifiques à atteindre. D’une certaine façon, évaluer vos besoins en communication revient tout simplement à vous fixer des objectifs stratégiques clairs en termes de communication : par exemple, vous faire connaître en tant qu’entreprise ou organisation, soigner votre image auprès de vos consommateurs, faire la promotion de vos produits et services, accroître vos ventes et votre chiffre d’affaires, recruter de nouveaux prospects, fidéliser vos clients actuels, valoriser votre expertise auprès des acteurs de votre secteur d’activité, etc.

Basez-vous sur les objectifs stratégiques de votre entreprise pour bien déterminer vos besoins en communication. Ces objectifs doivent être clairement exprimés dans les documents comme le plan marketing, le plan d’affaires ou le plan stratégique. Si de tels documents n’existent pas encore dans votre structure, alors rapportez-vous au point précédent et essayez de déterminer de manière claire les objectifs que vous voulez atteindre par votre communication. Une fois que vous aurez précisé les buts à atteindre, il vous sera plus aisé de choisir vos outils en fonction de vos besoins.

2. Choisissez les outils de communication qui répondent le mieux à vos besoins

A partir des documents mentionnés plus haut tels que le plan marketing et le plan stratégique, déterminez avec précision les canaux et les outils de communication qui vous permettront d’atteindre vos publics cibles. Si vous visez par exemple un développement à l’international, les médias internet et satellitaires pourraient figurer en tête de liste de vos options en termes de canaux de diffusion. Si vous êtes une entreprise en démarrage et que vous cherchez à vous faire connaître d’abord localement, alors les outils marketing de proximité comme les prospectus ou les affiches pourraient être vos premiers choix. Il n’est cependant pas exclu que vous utilisiez le canal Internet pour la promotion de vos produits et services à l’échelle locale. Les réseaux sociaux comme Facebook et Twitter peuvent vous aider à identifier les prospects qui sont proches de vous géographiquement et à diffuser vos offres à un public plus large auquel vous aurez des difficultés à accéder autrement.

Dans le choix de vos outils de communication, les questions que vous devez vous posez sont les suivantes : où se trouvent mes prospects / clients ? Quels sont les canaux et outils de communication qui me permettent de facilement rentrer en contact avec eux ? Quels sont les outils ou supports de communication auxquels ils sont déjà habitués ?

Si votre étude de marché a été correctement menée, vous devriez normalement disposer de données socio démographiques suffisantes sur vos publics cibles (sexe, âge, emploi, habitudes de consommation, style de vie, loisirs, etc.). Ces informations vous orienteront dans le choix des outils les plus appropriés pour les atteindre.

Si vous visez par exemple une niche de marché, il se pourrait bien qu’une partie de vos prospects soient parmi les abonnés d’un journal spécialisé, ou parmi les fans d’une émission télé. Dans ce cas, il vous suffirait d’y placer des annonces. Dans le cas où vous optiez pour l’événementiel comme mode de communication (soirée, spectacle, etc.), il vous sera indispensable d’y associer la presse et les médias, y compris Internet. Cela vous permettra de créer un buzz autour de la manifestation et par conséquent de lui assurer une plus grande visibilité.

3. Élaborez le budget de votre communication par activité et par outil

Une fois vos besoins bien identifiés et vos outils bien choisis, il ne vous restera qu’à demander des devis auprès de prestataires de services en communication : agences, cabinets de consultation, organes de presse, médias internet et autres.

Pour améliorer la lisibilité des offres et mieux percevoir les écarts entre les prix des services proposés, vous pourriez par exemple demander des factures pro-format à un nombre impair de prestataires. Nous vous conseillons de choisir les prestataires sur recommandations de personnes de confiance qui ont déjà eu recours à leurs services. Vous pouvez également prendre conseils auprès de vos amis ou contacts qui ont des connaissances en communication / marketing. Ils vous aideront à valider vos choix.

Pour bien estimer le budget de votre communication, il est conseillé d’aborder les coûts par support et par activité de communication et ensuite d’agréger le tout pour avoir le total définitif.

Le tableau ci-dessous sert simplement d’illustration et ne fait apparaître que les coûts globaux. Pour avoir une meilleure idée sur les coûts détaillés de la communication, vous pouvez également lire notre article sur le retro planning de la communication.

OUTILS DE COMMUNICATION

PRIX UNITAIRE

QUANTITÉ

TOTAL

Spots radio / télévision / Podcast

     

Site Internet / Blog / Forum

     

Prospectus / Affiche/ Catalogue

     

Espaces publicitaires / Panneaux d’affichage

     

Conférence de presse / Séance d’information

     

Cocktail / Dîner d’affaires / Spectacle

     

Kermesse / Jeu concours / Tombola

     

Communications des Organisations: 3 manières differentes d’implémenter votre plan de communication

Dans cet article, nous vous proposons trois scénarii organisationnels qui vous permettront d’exécuter votre plan de communication en fonction de vos besoins et de vos ressources.

1. Création d’une cellule interne de communication pour l’ensemble des activités de l’organisation

Ce premier scénario suppose pour être viable, le renforcement en ressources humaines et matérielles de la capacité de communication de votre organisation. Pour pouvoir gérer l’ensemble de la communication de l’organisation (site web, lettre d’informations, relation média, activités internes, etc.), la cellule de communication doit comprendre au minimum deux ressources humaines en plus du principal responsable qu’est le chargé de communication.

Le rôle essentiel du chargé de communication sera d’organiser, de planifier et de coordonner les activités de communication. Il pourrait également être responsable de la conception / publication de tous les contenus graphiques et textuels de l’organisation. Un des deux membres de son équipe s’occupera de la production des supports audiovisuels (captation d’images, réalisation, montage), tandis que le second se chargera par exemple de la gestion du site web et de toutes les autres plateformes web de l’organisation (blog, forum, pages Youtube, Facebook, ou autres). Il est bien entendu possible d’organiser autrement l’attribution des rôles et des tâches en fonction de la nature et de l’importance des activités prévues par le plan de communication.

L’inconvénient majeur de ce scénario est le coût de la main d’œuvre additionnelle, la prise en charge des dépenses liées à l’acquisition du matériel technique (caméra professionnelle, ordinateurs, logiciels de montage, etc.) et de l’aménagement de nouveaux espaces de travail (petit studio de montage vidéo, espace de création pour les projets web, salle de rédaction des articles à publier, etc.). Néanmoins, il a l’avantage considérable de rendre votre organisation autonome dans la gestion de son image et de sa réputation, par la production, la réalisation et la diffusion de ses propres contenus (reportages, spots, informations, affiches, publications).

C’est le scénario idéal pour toute organisation ayant des activités de taille importante.

2. Externalisation de toute la communication de l’organisation

Ce deuxième scénario consiste à faire appel à des consultants, des agences de communication, ou à des professionnels de médias locaux pour la réalisation des supports de communication et la gestion des actions de communication de votre organisation. Dans ce cas précis, il serait judicieux de prévoir un renforcement des capacités de la ressource humaine interne qui sera chargée de suivre et de valider le travail des sous traitants.

Du fait de la spécialisation des agences de communication, cette option peut supposer d’avoir plusieurs entreprises sous traitantes : une pour la réalisation des supports audiovisuels, une autre pour la production des supports imprimés, une autre pour la gestion de la relation média/presse, ainsi de suite. La question majeure sera alors de déterminer la personne en interne qui supervisera le travail de tous ces prestataires.

Un autre inconvénient est le coût des tarifs souvent prohibitifs des agences de communication. L’un des recours possibles pourrait être par exemple la conclusion de contrats de partenariat avec certains médias locaux ciblés ; ceci aura l’avantage de soulager l’organisation de la nécessité d’embaucher une ressource humaine uniquement pour la supervision du travail des prestataires.

3. Embauche d’un chargé de communication interne et interventions ponctuelles de prestataires externes

Cette formule mixte consiste à confier la gestion de la communication de l’organisation à un chargé de communication, qui s’occupera de tout ce qui est production d’éléments écrits ou audiovisuels touchant à l’image et aux produits/services de l’organisation. Elle est à notre avis la meilleure solution pour les petites organisations dont les besoins en communication sont modestes. Il est clair qu’une personne ne saurait à elle seule remplir convenablement toutes les tâches de communication de votre organisation. Le rôle d’une telle personne pourrait, et c’est ce que nous conseillons, être limité à la coordination et au suivi/évaluation du travail confié aux prestataires externes (agences de communication, chaînes télé ou radios). Cette approche a l’avantage de dispenser l’organisation de l’achat d’équipements et de matériels propres. L’essentiel des supports de communication étant réalisé en externe.

Communication des Organisations : 3 outils indipensables pour créer et maintenir la relation média

  • Le dossier de presse

Le dossier de presse est un support de communication qui s’adresse uniquement aux journalistes. Il permet de les informer sur les activités de l’organisation ou sur un projet/service particulier dont le lancement est proche. Le but poursuivi avec le dossier de presse est de faire la preuve de l’actualité, du sérieux, du bien fondé de l’information que veut faire connaître l’organisation. Il témoigne du sérieux de son travail et de son souci de mettre à disposition ses connaissances.

Pour les journalistes, le dossier de presse est un document de travail utile pour pouvoir répercuter dans la sphère publique les informations émises par l’organisation. Il se présente souvent sous la forme d’un dossier thématique et peut également servir de document de référence dans la conduite des opérations avec les partenaires.

Il est recommandé qu’un dossier de presse soit conçu au lancement de chaque produit/projet spécifique. Il sera remis aux organes de presse à chaque fois que l’organisation souhaite communiquer sur le projet dans son ensemble ou sur une de ses activités.

Rappelons que le dossier de presse a pour objectif principal de faciliter le travail des médias dans la couverture des activités de l’organisation. Il doit par conséquent mettre à leur disposition des informations pertinentes de première qualité qui pourront être diffusées sans trop d’effort de résumé ou de reformulation. Beaucoup de journalistes en effet, reprennent tels quels dans leurs colonnes, les termes et expressions employés dans le document.

  •  Le communiqué de presse

Le communiqué de presse traite d’un événement précis, et d’un seul. Il est concis et a pour fonction d’annoncer une initiative prise par l’organisation (réunion, manifestation…), de faire part d’une prise de position ou de faire connaître son opinion sur un fait marquant de l’actualité : le vote d’une loi à l’assemblée, décision de justice, fait divers lié aux activités de l’organisation, etc.

Quelques conseils pour la rédaction et la diffusion du communiqué de presse

1. Choisir un titre qui attire l’attention et qui exprime de manière claire ce dont  il est question.

2. Le style du communiqué est avant tout utilitaire avec des mots simples, avec des phrases courtes. Les informations contenues dans le communiqué sont présentées de façon sobre.

3. L’introduction doit servir d’accroche : de quoi s’agit-il ? Qui est en cause ?

4. Le développement donne des détails (les circonstances : quand ? Où ? Comment ?…) ou fournit des explications.

5. Bien mettre en évidence ses coordonnées (nom de l’organisation, sigle, adresse, téléphone), ainsi que le nom d’une personne joignable par le journaliste pour de plus amples renseignements.

6. Indiquer clairement qui en est l’émetteur (le signataire, l’organisation) et les renseignements utiles aux lecteurs du journal (par exemple, heures d’ouverture et adresse d’une permanence).

7. Envoyer le communiqué quelques jours avant l’événement annoncé (quand c’est le cas), en précisant la date à partir de laquelle il est souhaitable que le communiqué paraisse.

8. Adresser le communiqué à un journaliste qui connaît l’organisation ou le secteur d’activité, envoyer un double au rédacteur en chef.

  • La conférence de presse

C’est une séance d’information destinée uniquement aux médias. Il s’agit de les inviter à un entretien afin qu’ils publient les informations qui leur seront exposées. Elle peut être organisée à l’occasion d’un événement (concert, kermesse, etc.) ou d’une manifestation importante pour l’organisation (conférence, séminaire, lancement de projet/produit). Il faut donc convaincre les journalistes à se déplacer en leur démontrant l’intérêt et l’importance de la manifestation.

Dans la pratique, il est indispensable que le lancement d’un nouveau produit ou d’une activité essentielle de projet soit précédé d’une conférence de presse. Les articles publiés dans les journaux suite à la conférence, seront recueillis et conservés dans les archives de l’organisation. Ils pourront même faire l’objet d’une rediffusion via le site web ou la newsletter.

Quelques conseils pour l’organisation et la tenue de la conférence de presse

1. L’invitation : Rédiger une lettre d’invitation, sur papier à en-tête, en précisant bien l’heure, la date et le lieu de la conférence. Se servir du fichier de presse pour faire des invitations nominatives, et se renseigner auprès des rédactions pour savoir quels sont les jours dans la semaine et les heures dans la journée les plus propices. Présenter clairement et brièvement le propos de la conférence, en faisant valoir (du fait de son actualité) l’importance de l’événement ainsi soumis aux questions des journalistes, et l’originalité des informations qui seront révélées à cette occasion.

2. L’envoi des invitations et le suivi : Expédier les invitations une à deux semaines avant la conférence ; rappeler la rédaction par téléphone la veille ou l’avant-veille pour s’assurer de la venue d’un journaliste.

3. Le choix du lieu : Penser à la distance (au temps qu’il faut pour rallier le lieu de la conférence). Ne pas perdre de vue que certains médias envoient souvent la même équipe couvrir plusieurs évènements le même jour. Penser au confort du lieu : climatisation, éclairage, arrangement de la salle, sièges, etc.

4. Pour le jour « J » : Prévoir qui exposera, une ou plusieurs personnes, de façon à ce qu’elles puissent se préparer à parler en public. Prévoir ce qui sera annoncé (le contenu du message), au besoin composer un texte qui ne traite, partie après partie, que d’une seule chose à la fois, ou bien préparer un plan détaillé.

5. Les questions-réponses : Penser à la manière dont elles seront organisées (répondre aux questions une à une, ou par série ?) Prévoir les questions susceptibles d’être posées par les journalistes, penser par avance aux arguments à propos des points qui risquent de paraître litigieux ; garder en tête que les journalistes cherchent toujours à faire dire plus qu’il n’en faut.

6. Clôturer la conférence de presse : Prévoir, pour clore les débats, une conclusion qui rappelle les points essentiels que l’organisation souhaite voir publiés par les médias. Remettre le dossier de presse aux journalistes. Profiter de l’occasion pour distribuer des documents promotionnels de l’organisation : dépliants, brochures, affiches, posters, cartes de visites, etc.

Règles d’or : Être à l’heure et aller à l’essentiel (le dossier de presse permettra de corriger les omissions et les failles éventuelles de la présentation).